​外贸单证管理系统功能及解决方案

外贸单证管理系统功能及解决方案

外贸一般会涉及到许多的单据和证书,主要包括发票、箱单、提单、保单、原产地证明、报关单、信用证等,这些单证的作用也不尽相同,有给用户的、有给银行的,还有的给海关的......总之,不同的单证,不同的作用。在实际贸易中,每一支产品、每一套设备的顺利出口和货款的回收都需要与之配套的、完整的、准确的单据,外贸单证系统主要就是用于提高业务人员工作效率,降低制单的出错率。

外贸单证管理系统

通过外贸软件制作进出口单证,需要知道单证工作的一般程序。

外贸出口单证工作的一般程序:备货—>催证、审证、改证—>办理出口托运手续—>商检报验与投保—>出口报关—>取得运输单据并发送装运通知—>使馆认证—>综合审单与交单—>出口收汇核销与退税

外贸进口单证工作的一般程序:申领配额证明或进门许可证—>申请开立信用证—>修改信用证—>租船订舱与投保—>审单付汇—>货物的报检与通关

一套完整的外贸单证管理,涉及的管理项目包括:厂价维护、产品管理、对外报价、外销合同(要货管理、品质管理、库存管理)、备货出口、单证管理(报关商检管理、应收应付管理、开票付款管理、核销退税管理、投诉索赔管理)

外贸单证管理系统

外贸单证管理解决方案

【系统预警界面】根据系统中需要提醒的节点,可自定义提醒的条件和时间。

【单位地址维护】这部分主要是管理我司或我司代理客户公司的相关信息,可以同时维护多条信息,及同抬头多帐户信息。

【客户信息管理】管理客户的相关资料与往来信息、历史资料等客户资源,可对每一客户的资金状况、信用额度的详细信息跟进,评审客户分级,控制客户业务操作风险。灵活设置相关客户预警跟踪,如节日、联系周期等。

【航运运费数据管理】维护目前使用者会用到的目的港国别;以港口航线为主线的,不同时间、不同货代或船公司报价。

【币别汇率管理】支持多币种结算。

【商品资料管理】将产品库分成基本商品库资料和样品库资料;使用者对自己产品定性分类,可直观的用软件进行分类,分类条件可自定义。

【商品库的录入方式】录入维护方式多样,可以将产品直接横向录入,还可按照客户要求进行全屏录入(展示),亦可进行Excel的直接粘贴或导入。

【产品管理】对商品可以自定义分类管理,支持唯一编码方式统一规范管理。

【产品报价管理】支持图文报价,一键生成报价单;各种历史报价自定义查询。

【外销合同管理】根据报价自动生成外销合同,通过系统可以直接生成各种单据格式,可直接另存为Excel、PDF等格式

【成本管理】成本核算可查看每单成本情况,也可以进行事后核算

【利润核算】可查看每单利润情况

【单证制作】出货发票列表自动生成,出货单证数据可以直接从对应的外销合同中进行数据取用,取用时可多票分批次。打印多种单据(发票、装船通知、报关单、发货通知书、订舱信息表、委托书、购货合同、买卖合同),可自定义各种单据类型,打印的时候直接选择对应的发票类型。

外贸单证管理系统

所有的单证样式,通用版不适用的,可以按照公司的实际情况去定制模板;支持生成四套单据:报关单据、结汇单据、商检单据、给客人清关单据;通过软件自动生成的单据格式,可以直接生成Word、Excel、PDF、jpg等office文件;单据格式上可以直接挂接公司的电子签章和法人签名。

winseeing对单证“严格符合”要求:

单单一致,单证一致。所有单据的有关规定与信用证中的要求不应矛盾。

表面一致。单据和信用证之间在文字体现上没有冲突。

一致原则的灵活处理。业务中对单单一致、单证一致的要求不可以机械的理解为一字不差,完全照搬照抄,应根据实际情况加以灵活处理。

winseeing对单证制作“五要求”:

要求1:正确/准确。要求制作的单据应首先满足单单、单证一致,与所代表的货物无出入。

要求2:完整。内容完整、份数上完整、种类的完整。

要求3:及时。单据制作不迟延,及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。

要求4:简明。制作的单据简单明了。

要求5:整洁。单据清楚、干净、美观、大方,格式设计合理、内容排列主次分明、重点内容醒目突出。

winseeing单证制作依据:

依据1:遵循法律、惯例和规定对制单工作的指导意义。

依据2:以合同、信用证和货物实际情况为准,进行单据制作。

依据3:满足各行业、部门的特殊要求。

外贸单证管理系统

外贸大多数都是通过凭单交货、凭单付款方式。在信用证业务中,如果单据中有不符合信用证要求的地方,买方是可以拒付货款的。因此,对单据的要求就更为严格。外贸软件单证管理系统的作用,主要就是在单据制作的过程中,降低制单的失误率,提高工作效率。


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